Talousohjesääntö

 Yleistä

Sen lisäksi, mitä yhdistyslaissa, yhdistyksen säännöissä ja muissa ohjesäännöissä ja työjärjestyksissä on sanottu, noudatetaan Optimi ry:n taloudenhoidossa tämän ohjesäännön määräyksiä.

 Yhdistyksen kokonaistalous

Yhdistyksen kokonaistalous käsittää kaikki yhdistyksen taloudelliset voimavarat ja muodostuu niistä tuloista, joita yhdistys saa, niistä menoista, joita yhdistys on aiheuttanut tai vastuista, jotka yhdistykselle kuuluvat, sekä niistä kiinteistöistä, arvopapereista ja muusta omaisuudesta, joita yhdistys omistaa. Yhdistyksen varsinainen talous käsittää yhdistyksen nimissä tapahtuvan taloudellisen toiminnan.

 Taloudenhoidon vastuu

Taloudenhoidosta vastaa koko hallitus, mutta seuraavat asiat ovat talousvastaavan ja puheenjohtajan sekä hänen estyessään varapuheenjohtajan vastuulla:

– panna täytäntöön yhdistyksen taloutta koskevat hallituksen päätökset
– valmistella hallitukselle esitys yhdistyksen talousarvioksi
– valmistella yhdistyksen tilinpäätös
– huolehtia yhdistyksen omistamista arvopapereista sekä muusta sijoitusvarallisuudesta
– laatia ja esittää hallitukselle neljännesvuosittaiset raportit sekä muut jäsenistön ja hallituksen pyytämät taloudellista tilaa yms. koskevat selvitykset

Lisäksi talousvastaavan tehtävänä on:
– hyväksyä tulo- ja menotositteet sekä hoitaa muut talouden operatiiviset tehtävät.

 Sopimukset ja maksut

Sopimukset ja muut asiakirjat allekirjoittavat ne henkilöt, joilla yhdistyksen sääntöjen 16 §:n mukaan on siihen oikeus. Yhdistyksen puolesta annettavan allekirjoituksen tulee, ollakseen yhdistystä sitova, sisältää Optimi ry:n nimi ja allekirjoittajien omakätiset allekirjoitukset.

Sopimukset, jotka sitovat yhdistystä yli vuoden ajan tulee poikkeuksetta hyväksyä yhdistyksen hallituksen kokouksessa.

 Nimenkirjoitus- ja tilinkäyttöoikeudet, sekä maksukortit

Hallituksen tulee viimeistään toisessa kokouksessaan määrätä tilinkäyttöoikeudet, maksukorttien haltijat ja muut yhdistyksen rahankäyttöön liittyvät valtuudet. Näiden päätösten tulee pohjautua seuraaviin tietoihin:

Nimenkirjoitusoikeudet:
Puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri, talousvastaava.

Laajat tilinkäyttöoikeudet:
Talousvastaava

Maksukortit ja normaalit tilinkäyttöoikeudet:
Puheenjohtaja, sihteeri sekä yksi tai kaksi hallituksen muuta jäsentä

 Kulukorvaukset

Hallituksen jäsenien kuluja korvataan seuraavasti:
– Muiden kauppatieteellisten ainejärjestöjen vuosijuhlat (vuosijuhlaliput sekä vuosijuhlalahjat)
– Hallituksen jäsenen omista rahoistaan maksamat Optimille kuuluvat kulut, joista kuitti todisteena

 Talousarvio ja lisätalousarvio

Yhdistyksen hallitus vastaa suoriteperusteiset yhdistyksen tulot ja menot sisältävien talousarvioiden laatimisesta hyvissä ajoin sekä niiden esittämisestä yhdistyksen kokouksen hyväksyttäväksi yhdistyksen sääntöjen mukaisesti. Lisäksi hallitus tässä yhteydessä tarvittaessa antaa tiedoksi myös rahoitussuunnitelmat, joissa esitetään lainojen otot, vakuudet ja lyhennykset.

Lisätalousarvio tulee laatia silloin, kun yhdistyksen taloudenhoidossa tapahtuu muutoksia, joita ei varsinaista talousarviota laadittaessa ole voitu ottaa huomioon ja jotka ovat vaikutukseltaan merkittäviä. Lisätalousarvio laaditaan samaa menettelyä noudattaen kuin varsinainen talousarvio.

 Talousarvion laatiminen

Talousarvion valmistelee talousvastaava yhdessä hallituksen puheenjohtajan tai tämän ollessa estyneenä varapuheenjohtajan kanssa. Talousarviota laadittaessa noudatetaan varovaisuuden periaatetta, jolloin huomioidaan ainoastaan varmat tulot ja toisaalta varaudutaan myös epävarmoihin menoihin.

Yksittäisten tapahtumien tai hankintojen ylittäessä sata (100) euroa, tulee hallituksen tehdä talousarvio (budjetti) tapahtumasta tai hankinnasta sekä esittää se hallituksen kokouksessa. Yli tuhannen (1000) euron tapahtumista ja hankinnoista on esitettävä toteumalaskelma kulun syntymisen jälkeisessä hallituksen kokouksessa.

 Yleistä rahaliikenteestä

Yhdistyksen rahaliikenne on hoidettava siten, että ennen maksun suorittamista on tarkastettava menotositteen päiväys, laskutoimituksen oikeellisuus ja menon asianmukainen hyväksyminen. Suorituksesta vaaditaan kuittaus päiväysmerkintöineen.

10§ Laskujen hyväksyminen

Yhdistyksen laskut ja maksuvelvoitteet hyväksyy merkinnällään talousvastaava ja talousvastaavaa itseään koskevat hallituksen puheenjohtaja tai tämän ollessa estyneenä varapuheenjohtaja. Laskujen hyväksyjän on tarkistettava, että maksu on yhdistyksen toimintaan liittyvä, sopimuksen mukainen, asiallinen ja hyväksyttävä.

Yhdistyksen maksujen tulee perustua jo hyväksyttyihin laskuihin tai yhdistyksen kokouksen tai hallituksen päätöksiin. Pienemmät menoerät eivät vaadi erillistä hallituksen päätöstä, mikäli ne eivät kuulu isompaan tapahtumabudjettiin tai vastaavaan.

11§ Maksujen maksaminen

Yhdistyksen maksut maksetaan pankkitileiltä tai käteiskassasta. Saatu kuitti on liitettävä maksun perusteena olevaan alkuperäiseen laskuun tai muuhun asiakirjaan kuten kulukorvausanomukseen.

12§ Maksujen vastaanottaminen

Yhdistykselle suoritettavat maksut ohjataan pankkitileille tai käteiskassaan. Saatuun suoritukseen on liitettävä asianmukainen selvitys tulon aiheutumisesta.

13§ Tositteiden säilyttäminen

Kuitit, tiliotteet ja muut tositteet on vuosittain koottava ja säilytettävä vallitsevan lainsäädännön mukaisesti.

14§ Käteiskassat

Talousvastaavan tulee huolehtia käteiskassoista ja niiden jakamisesta niitä tarvitseville, kuten lipunmyyjille. Kassat tulee laskea aina ennen ja jälkeen myyntitapahtuman (esim. ennakkolipunmyynti). Kassoissa tulee pitää vain tarvittava määrä pohjakassaa ja loput tulee tilittää yhdistyksen tilille.

15§ Kirjanpidon järjestäminen

Yhdistyksen kirjanpito järjestetään kahdenkertaisena kirjanpitona kirjanpitolaissa ja -asetuksessa sekä muualla laissa säädettyjä kulloinkin voimassa olevia määräyksiä noudattaen ottaen lisäksi huomioon tämän taloudenhoidon ohjesäännön erityismääräykset, mahdolliset yhdistyksessä tehtyjen päätösten kautta syntyneet muut määräykset sekä tarvittaessa Kirjanpitolautakunnan antamat suositukset.

Käteiskassoista pidetään erillistä maksuperusteista kirjanpitoa, joka liitetään vähintään neljännesvuosittain yhdistyksen kirjanpitoon.

16§ Omaisuuskirjanpito

Omaisuuskirjanpito on tarvittaessa pidettävä erikseen kiinteistöistä, vastuista, irtaimistosta, arvopapereista, vakuutuksista ja varastoista.

Yhdistyksen antamista panteista, kiinnevelkakirjoista, takauksista ja muista vastuista on pidettävä vastuuluetteloa.

Arvopaperiluetteloon on merkittävä laatua, hankinta-arvoa ja kirjanpitoa koskevat tiedot. Arvopaperit on säilytettävä arvo-osuustilillä mikäli mahdollista. Muussa tapauksessa arvopaperit on säilytettävä varmassa säilytyspaikassa erillään yksityisistä ja muista varoista.

Yhdistyksen mahdollisesta vaihto- tai käyttöomaisuudesta on pidettävä asianmukaista kirjanpitoa.

17§ Kirjanpito ja tilijärjestelmä

Yhdistyksen juoksevaan kirjanpitoon merkitään tilitapahtumina menot, tulot ja maksutapahtumat sekä niiden oikaisuerät.

Tilijärjestelmän tulee perustua talousarvioon siten, että kullekin talousarvioon merkitylle tulo- ja menomäärärahalle on avattu oma tilinsä. Lisäksi on avattava tilit muita tulos- ja tasevaikutteisia tapahtumia ja maksutapahtumia varten.

18§ Kirjaukset

Kirjausten on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa tilitapahtuman. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu ja tulotositteesta luovutettu suorite. Tositteen, joka todentaa suoritetun maksun, tulee olla maksun saajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama. Oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on asianmukaisesti varmennettava.

19§ Saatavat

Yhdistyksen saatavista, veloista ja lainoista on pidettävä luetteloa, reskontraa, tai ne on säilytettävä erillisissä kansioissa, jotta niiden määrät pystytään vaivatta todentamaan.

20§ Tilinpäätös

Yhdistyksen tilit päätetään tilikausittain. Hallituksen on annettava kirjanpitolain ja -asetuksen sekä muualla laissa säädettyjen määräysten mukainen tilinpäätös ja tilit liitteineen toiminnantarkastajien tarkastettavaksi, viitaten yhdistyksen sääntöihin pykälään 15, vähintään kaksikymmentäyksi (21) vuorokautta ennen kevätkokousta.

21§ Tilinpäätöksen hyväksyminen ja vastuuvapauden myöntäminen.

Yhdistyksen hallitus vahvistaa tilinpäätöksen ja esittää sitä hyväksyttäväksi yhdistyksen kokoukselle. Tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille päättää yhdistyksen kokous.

22§ Toiminnantarkastajat

Yhdistyksen sääntöjen mukaisesti valitut kaksi varsinaista toiminnantarkastajaa tai näiden ollessa estyneitä heidän varatoiminnantarkastajansa suorittavat yhdistyksen tilintarkastuksen tilintarkastuslaissa ja muualla laissa säädettyjen määräyksien mukaisesti. Toiminnantarkastajien tulee olla esteettömiä ja päteviä toimimaan toiminnantarkastajina.

23§ Toiminnantarkastuksessa tarvittava aineisto

Hallitus on velvollinen antamaan toiminnantarkastajien käytettäväksi kaiken sen aineiston, jonka nämä katsovat tarvitsevansa tarkastuksessaan, kuten kirjanpidon atk-ajot ja tositeaineiston, vakuutus- ja velkakirjat, pöytäkirjat, jäsenluettelon ja toimintakertomukset, säännöt, kirjeenvaihdon, sopimukset sekä muut asiakirjat, joilla on merkitystä arvosteltaessa yhdistyksen toimintaa.

24§ Toiminnantarkastajien tehtävä

Tehtävässään toiminnantarkastajien on
1. todettava, että yhdistyksen toiminnassa on noudatettu yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä ja muita yhdistystä koskevia säädöksiä ja hyvää hallintotapaa
2. perehdyttävä yhdistyksen kokousten, hallituksen ja eri toimikuntien pöytäkirjoihin ja todettava, että päätöksiä on noudatettu ja että pöytäkirjat on asianmukaisesti allekirjoitettu
3. todettava, että yhdistyksen taloutta on hoidettu huolellisesti ja tämän ohjesäännön määräysten mukaisesti
4. todettava, että yhdistyksen kirjanpidossa on noudatettu kirjanpitolakia ja -asetusta ja että tilinavaukset perustuvat vahvistettuun tilinpäätökseen sekä että kirjaukset perustuvat asianmukaisesti hyväksyttyihin tositteisiin sekä
todettava, että kaikki asianomaiset henkilöt ovat allekirjoittaneet tasekirjassa olevan tilinpäätöksen.

Lisäksi toiminnantarkastajien on tehtävä suorittamastaan tarkastuksesta merkintä tilinpäätökseen.

25§ Rahastojen perustaminen ja lakkauttaminen

Yhdistyksellä voi olla pysyviä rahastoja, joiden perustamisesta tai lakkauttamisesta päättää yhdistyksen kokous kahden kolmasosan (2/3) enemmistöllä annetuista äänistä. Rahastojen kartuttamisesta päättää hallituksen kokous. Rahastoihin voidaan ottaa siirtoja ja lahjoituksia.

26§ Lisäykset ja muutokset

Lisäyksistä ja muutoksista tähän taloudenhoidon ohjesääntöön päättää yhdistyksen kokous yksinkertaisella äänten enemmistöllä annetuista äänistä.

27§ Voimaantulo

Tämä taloudenhoidon ohjesääntö on hyväksytty yhdistyksen kokouksessa 11.4.2012.